SISTEM PEMANDU KEPUTUSAN

SISTEM PEMANDU KEPUTUSAN

Manajemen perusahaan banyak membuat keputusan. Keputusan terdiri atas keputusan terstruktur, keputusan semi terstruktur, dan keputusan tidak terstruktur. Untuk membuat keputusan-keputusan tersebut diperlukan informasi-informasi tersebut dihasilkan oleh berbagai sistem informasi, terutama sistem informasi jenis sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen.

Akan tetapi meskipun informasi sudah tersedia keputusan yang diambil oleh manajemen belum tentu benar atau berhasil karena pembuatan keputusan masih banyak melibatkan pertimbangan-pertimbangan manusia. Sebagai contoh, seorang manajer harus menentukan harga jual sebuah produk baru. Manager tersebut mencari informasi kos produksi produk tersebut ( misalnya saja dijawab RP.100.000). Manajer tersebut menginginkan laba 25% maka harga jual yang akan ia tetapkan adalah RP.125.000.

Keputusan yang diambil manajer tersebut belum tentu benar, misalnya saja manajer yang lain beranggapan, keadaan pasar ikut menentukan harga jual yang harus ditetapkan. Misalnya saja ia ingin mengetahui beberapa harga barang sejenis di pasar. Misalnya saja RP.120.000, maka tidaklah mungkin perusahaan menetapkan harga rp125.000 karena tidak akan ada pembeli yang mau membayar lebih mahal untuk produk yang relatif sama.

Dari dua contoh di atas terlihat bahwa pembuatan keputusan bisa berbeda-beda manajer atau setiap pembuat keputusan. Apabila keputusan diambil oleh seorang manajer yang berpengalaman hasilnya bisa membawa kebaikan bagi perusahaan, dan sebaliknya bila keputusan diambil oleh seorang manajer yang belum berpengalaman bisa jadi tidak membuahkan hasil bagi perusahaan.

Untuk itu, diperlukan suatu cara untuk mengurangi kesalahan dalam pembuatan keputusan seperti dicontohkan di atas. Cara itu adalah dengan sebuah sistem yang akan membantu para pembuat keputusan dengan berbagai langkah yang diperlukan dalam pembuatan keputusan. Sistem itu disebut dengan sistem pemandu keputusan (SPK). Dalam bahasa inggris sistem ini dikenal dengan nama internet connection dan disingkat DSS.

SPK menjadi sebuah sebutan bagi perusahaan yang pernah manajernya harus membuat keputusan dengan proses yang memenuhi kriteria tertentu, pembuatan keputusan tidak lagi tercantum kepada perorangan tetapi terpengaruh oleh sistem. Apabila ada kesalahan, sistem nyalah yang diperbaiki.

A.    Pengertian Sistem Pemandu Keputusan

Sistem pemandu keputusan( spk ) adalah sebuah sistem yang membantu pembuatan keputusan. Sistem ini akan mendasarkan proses pembuatan keputusan kepada aturan yang ditetapkan oleh para perancang sistem. Sistem juga akan mendasarkan prosesnya kepada basis data yang ada dalam perusahaan.

Pengertian spk seperti telah diuraikan pada paragraf diatas tersebut mengandung beberapa pengertian, seperti yang diuraikan oleh raymond mcleod dan george p. schella menurut mc leod dan schell, peta memiliki komponen berikut ini :

•       Suatu masalah dapat bervariasi struktur jalan keluarnya, ada yang terstruktur dan ada yang       tidak terstruktur.
•     Proses pemecahan masalah terdiri atas 4 langkah yaitu : standar, informasi. batasan, dan m  alternatif jalan keluar.
•     Pada awalnya spk banyak mengandalkan berbagai laporan dari model matematis. Ss banyak  yang sudah mengandalkan pada proses pemecahan masalah dan OLAP ( online analytical procedur).
•     Spk atau (dss) dapat digunakan oleh seorang pembuat keputusan namun spk dikembangkan lebih jauh hingga dapat memandu pembuatan keputusan, untuk sekelompok orang sistem ini disebut dengan sistem pemandu keputusan kelompok (spkk) atau group decision support system disingkat (gds).

B.   MODEL

Dalam membangun sebuah isp manajemen perusahaan dan perancang sistem harus dapat merumuskan berbagai masalah dan jalan keluarnya. Ini sangat memerlukan model-model adalah perwakilan atau gambaran atas sesuatu, model dapat mewakili objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas.

Model ada beberapa jenis yaitu model fisik model naratif, model grafik, dan model matematis.

a.           Model fisik adalah gambaran berbentuk tiga dimensi yang menyamai objek aslinya hanya saja ukurannya lebih kecil dari objek aslinya, model ini banyak digunakan dalam perancangan objek yang bersifat berwujud misalnya bangunan, mobil, pesawat, dan perangkat lainnya.

b.         Model naratif adalah gambaran suatu objek yang dirancang dalam bentuk uraian kata-kata. Model ini dapat dituangkan dalam tulisan ataupun ucapan.

c.          Model grafis adalah gambaran suatu objek yang berbentuk gambar, lambang, atau grafik.

d.         Model matematis adalah gambaran suatu objek yang berbentuk matematis dan ini menggunakan berbagai bentuk rumus, atau fungsi, model ini banyak digunakan dalam perancangan sistem pemandu keputusan (SPK).

v  Manfaat model

Model memiliki manfaat bagi pemecahan masalah beberapa manfaat tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Mempermudah pemahaman. Apabila sebuah model yang sederhana telah dipahami para pembuat keputusan dapat segera memahami masalah yang lebih kompleks.

b.      Mempermudah komunikasi. Dengan memanfaatkan model dua pihak dapat berkomunikasi dengan lebih cepat dan lebih baik, dengan tingkat kesalahan yang rendah.

c.       Memprediksi masa depan. Dengan menggunakan model misalnya saja analisis time series membuat keputusan dapat memberikan apa yang terjadi dengan penjualan pada bulan depan setelah harga diturunkan 10% contoh manfaat ini dapat dilihat pada tampilan layar di halaman berikut ini.

v  Keunggulan dan kelemahan model

Meskipun berguna dan memiliki berbagai keuntungan model juga memiliki kelemahan yang harus diketahui oleh para pembuat keputusan sehingga tidak memunculkan kerugian yang tidak diharapkan. Berikut ini akan diuraikan keunggulan dan kelemahan model.

Ø  Keunggulan model

1.       Proses pembuatan model merupakan proses belajar bagi para pembuat keputusan yang         belum berpengalaman.
2.        Dengan perancangan model, akan lebih banyak waktu yang tersedia untuk mencari                     alternatif jalan keluar dari berbagai masalah yang timbul.
3.         Model dapat memberikan perkiraan masa mendatang hal ini tidak dapat dilakukan oleh sistem     informasi jenis lainnya.
4.        Model dapat menghemat biaya dengan mengurangi atau bahkan mony ada kan coba coba (         trial and error )

Ø  Kelemahan model

a.        Perancangan model tidak selalu mudah meskipun oleh pembuat keputusan dan perancang sistem yang sudah berpengalaman, apabila model salah dirancang maka tidak akan mudah digunakan untuk memecahkan masalah.

b.      Perancangan model memerlukan keahlian matematis, dan pengetahuan pembuatan keputusan sehingga akan sulit dilakukan oleh pembuatan keputusan yang belum berpengalaman.

 

      model belum bermanfaat kalau belum digunakan. Proses menggunakan model untuk menganalisis suatu keputusan disebut simulasi. Berbagai kondisi atau data dalam suatu simulasi disebut dengan skenario. Dengan demikian, akan memerlukan berbagai data untuk dianalisis. Data ini disebut dengan variabel keputusan ( decision variables).

         contoh. Perusahaan mempunyai model yang sederhana, laba = penjualan - biaya. Apabila data biaya menunjukkan Rp. 400.000, dan perusahaan menginginkan laba sebesar Rp. 100.000, maka data ini merupakan data keputusan. Apabila data tersebut diterapkan dalam persamaan, akan menjadi sebuah skenario.

                    Rp 100.000 = Penjualan - RP 400.000

                    Penjualan = R apap 500.000

apabila pembuat keputusan ingin membuat skenario yang lain, maka ia harus menggunakan data yang lain lagi, misalnya bila ingin mendapatkan laba sebesar Rp 75.000.

      simulasi sangat diperlukan agar seorang pembuat keputusan merasa yakin dengan keputusan yang diambilnya. Dengan simulasi, penggunaan faktor coba-coba dapat dilakukan sebelum keputusan diambil, sehingga tidak menimbulkan kerugian yang lebih besar bagi perusahaan apabila terjadi keadaan yang menyimpang.

C. KONSEP SPK

             menurut Gorry dan Scott Morton ( 1971), sistem informasi yang hanya menangani satu atau sedikit masalah pembuatan keputusan akan memberikan bantuan yang lebih baik kepada seorang manajer. Gorry dan scott morton juga menjadi orang yang mulai memperkenalkan istilah decision support system (DSS) untuk menjelaskan sistem informasi yang dapat membantu keputusan para manajer.

             untuk menggambarkan struktur suatu keputusan, Gorry dan Scott Morton menggambar seperti di halaman berikut ini. Gambar tersebut menunjukkan hubungan keputusan dengan masalah dan pembuat keputusan nya. Gambar tersebut sering disebut dengan Gorry-Scott Morton Grid. lihat Tabel 14.1 berikut.

Dari tabel tersebut terlihat bahwa semakin tinggi tingkatan manajemen, keputusan yang diambil semakin banyak mengandung ketidakpastian. Selain itu juga terlihat manajemen puncak juga tetap terlibat dalam pembuatan keputusan terstruktur, meskipun bentuk keterlibatan nya akan semakin kecil bila dibanding dengan manajer level di bawahnya.

             sistem informasi yang diperlukan oleh masing-masing tingkatan manajer memiliki karakteristik yang berbeda. Semakin rendah tingkat manajemen, sistem informasinya akan semakin terstruktur, yaitu sistem pengolahan transaksi. Semakin tinggi tingkatan manajemen, semakin dekat dengan sistem pemandu keputusan.

		Tingkatan Manajemen
		Operasional	Pengendalian	Strategis
Struktur Masalah	Terstruktur	Piutang Dagang Peneriamaan Order Pemcatatan persediaan	Analisis anggaran Forecasting jangka pendek	Pengaturan transportasi barang Penyimpanan barang di gudang.
	Semi Struktur	Penjadwalan produksi Manajemen kas	Analisis selisih Penyusunan anggaran	Merger dan akuisisi.
	Tidak terstruktur	Analisis PERT	Proses produksi Pemasaran	Perancangan produksi baru Litbang (R&D)

D. KOMPONEN SPK

         sebagai sebuah sistem, SPK juga memiliki komponen. Komponen SPK agak berbeda dengan komponen SPT dan SIM. Komponen SPK pada dasarnya adalah sebagai berikut:

a.    Basis data, yang berasal dari sumber internal ( dicatat oleh perusahaan dari berbagai transaksi yang selama ini terjadi) dan dari sumber eksternal ( diambil oleh perusahaan dari sumber diluar perusahaan, misalnya data industri, data statistik, dan data dari peraturan pemerintah).

b.   Model dan pengetahuan mengenai masalah dan keputusan yang harus diambil.

c.    Berbagai perangkat analisis, yang digunakan untuk mencari jalan keluar terbaik. Perangkat analisis tersebut misalnya adalah:

·         Wbaf-if Analysis. Analisis yang digunakan untuk mengetahui apa yang terjadi apabila satu atau beberapa variabel berubah. Berapa laba yang akan diperoleh perusahaan bila harganya dinaikkan 10% sedang biaya variabel naik 8% apa yang terjadi dengan biaya gaji kalau hari minggu kantor bagian penjualan tetap buka, dan seterusnya.

·         Sensitivity analysis. Analisis ini digunakan untuk mengetahui pengaruh perubahan suatu variabel terhadap variabel yang lain. Ini akan melakukan perubahan secara berkali-kali terhadap suatu variabel, apakah pengaruhnya konsisten atau tidak.

·         Optimization Analisis. Digunakan untuk mencari solusi yang paling menguntungkan bagi perusahaan, dan mirip dengan gol-seeking analisis. Analysis ini biasanya memanfaatkan perhitungan menggunakan linear programming.

Laporan ada tiga jenis, yaitu:

• Laporan rutin (periodik report), yang diterbitkan dan disediakan secara berkala, memuat informasi yang sudah standar, sehingga jarang diperlukan oleh manajemen puncak.
•  Laporan pengecualian (exciption report), yang disediakan apabila terjadi kondisi yang menyimpang dari kebiasaan. Sebagai contoh, terjadi penurunan produksi, maka harus segera dicari informasi penyebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat diambil tindakan segera.
• Laporan atas permintaan (on-demand report),yaitu laporan yang disediakan apabila manajemen memintanya.Llaporan ini biasanya berisi informasi yang benar-benar diperlukan oleh manajemen, sehingga bermanfaat cukup besar dalam pembuatan keputusan.

E. Tahap Pembuatan Keputusan

Cara orang membuat keputusan bisa berbeda-beda, tergantung kepada sifat keputusan yang akan dibuat keadaan saat timbul masalah, atau kebiasaan orang yang membuat keputusan. Menurut Herbert A. Simon pembuat keputusan melibatkan 4 langkah seperti tampak pada gambar di sebelah kanan ini.

Tahap intelegensi adalah tahap pengakuan adanya masalah. Masalah dapat merupakan persoalan maupun kesulitan yang muncul dalam kehidupan organisasi, atau dapat juga merupakan persoalan yang ditimbulkan sendiri oleh pembuat keputusan.

Masalah yang sudah ada atau muncul (dengan sendirinya) misalnya adalah persediaan barang di toko habis, maka jalan keluarnya adalah mengambil barang dari gudang. Jika manajemen ingin menjual produk baru yang sebelumnya belum pernah dijual, berarti memiliki mintalah menciptakan masalah baru yang harus dipecahkan. Tahap intelegensi merupakan tahap yang paling penting dari tahapan tahapan pembuatan keputusan yang lain.

Tahap desain adalah tahap perancangan berbagai alternatif yang akan dipilih. Contohnya perusahaan akan membeli barang dagangan tetapi mendapat masalah misalnya membeli nya sebanyak berapa, dengan harga berapa, membeli dimana, dan dibayar kapan. Masalah-masalah ini perlu disiapkan beberapa jawabannya. Misalnya perusahaan akan membeli berapa banyak manajemen perlu menyiapkan alternatif kalau membeli sebanyak 150 unit, 200 unit, 300 unit, perusahaan akan memilih salah satu di antara angka ini.

TahapChoice adalah tahap memilih salah satu di antara berbagai alternatif yang sudah disiapkan dalam tahap desain. Dalam tahap ini membuat keputusan akan menggunakan model pemilihan alternatif pada sub judul metode pemilihan alternatif berikut.

Setelah memutuskan untuk memilih salah satu alternatif maka manajemen akan melaksanakan keputusan itu tahap ini merupakan tahap implementasi.

F. Metode Pemilihan Alternatif

    Manajemen tidak selamanya dapat memilih keputusan yang terbaik disebabkan karena adanya berbagai faktor, keputusan yang diambil oleh manajemen akan merupakan salah satu diantara tiga keputusan berikut ini.

1.         Model optimization : digunakan untuk mencapai hasil yang paling baik, misalnya untuk memperoleh keuntungan yang paling besar, perusahaan memutuskan untuk memproduksi sebanyak 750 unit produk.

2.         Model satisficing : mempertimbangkan alternatif keputusan yang dibuatbelum tentu merupakan alternatif yang paling baik, karena keputusan yang paling baik mungkin sulit sekali diperoleh, contoh kalau perusahaan ingin membuka cabang seharusnya dipilih daerah di pusat kota, tetapi karena harga tanah dan bangunan terlalu mahal, maka di pinggiran kota pun tidak apa-apa.

3.         Model heuristik : adalah keputusan yang diambil berdasarkan aturan yang sudah baku misalnya ada seorang raja wafat, mau tidak mau anak laki-lakinya harus menggantikannya meskipun ia baru berusia 7 tahun.

      G. Kesalahan Dalam Pembuatan Keputusan

  Meskipun pembuatan keputusan sudah didukung dengan berbagai alat bantu dan informasi, namun keputusan tetap berhubungan dengan masa yang akan datang, masa yang akan datang selalu mengandung ketidakpastian, oleh karenanya pembuatan keputusan tetap mengandung risiko, salah satu risiko yang dihadapi pembuat keputusan adalah kesalahan (dalam pembuatan keputusan).

Kesalahan pembuatan keputusan ada beberapa macam, diantaranya adalah sebagai berikut.

1.    Setelah menentukan kesalahan analisis yaitu salah mengenali masalah, sehingga keputusan yang dibuat juga salah manajemen, perusahaan beranggapan bahwa penurunan penjualan dikarenakan iklan yang kurang gencar, manajemen lalu memutuskan untuk segera meningkatkan frekuensi iklan di berbagai media massa, apa kedua tujuan restrukturisasi perusahaan dilakukan pada ternyata penurunan penjualan sebenarnya adalah, karena sulitnya barang dicari oleh konsumen, barang tidak tersedia di tempat-tempat yang mudah dikunjungi oleh konsumen, sehingga dalam hal ini iklan tidak akan meningkatkan penjualan.

2.   Kesalahan melihat waktu yang baru saja di alami misalnya, pada bulan juni-juli penjualan alat-alat tulis tiba-tiba melonjak, pimpinan perusahaan memutuskan untuk meningkatkan kapasitas produksi, ternyata setiap bulan juni-juli sebenarnya merupakan tahun ajaran baru, sehingga memang terjadi kenaikan permintaan akan alat tulis, bila bulan berikutnya kapasitas produksi dinaikkan, tidak akan mempertahankan penjualan.

3.   Kesalahan sudut pandang tidak berubah perusahaan beranggapan bahwa pihak yang paling menentukan suksesnya penjualan adalah pramuniaga,sales person oleh karenanya manajemen memberikan bonus yang menarik kepada semua pramuniaga, padahal banyak pihak lain yang terkait dengan keberhasilan penjualan yaitu karyawan bagian produksi, yang menentukan kualitas produk, bagian kredit yang bertugas mencatat tagihan masing-masing, pelanggan dan bagian service yang bertugas melayani perbaikan dan perawatan barang setelah penjualan, bila manajemen memberikan bonus hanya kepada karyawan bagian penjualan karyawan di bagian lain akan merasa iri dan akan menurunkan kinerjanya.

4.   Kesalahan terlalu percaya diri, karena terlalu percaya diri akan menyebabkan manajemen kurang mempertimbangkan hal-hal yang seharusnya dipertimbangkan.

H. OLAP (On Line Analytical Procedure)

      tidak memiliki standar, pembahasan bahasa sehingga setiap perusahaan dapat membangun sesuai dengan kebutuhan para pemakainya, memakai spk kebanyakan adalah para manajer puncak, yaitu para pembuat keputusan tidak terstruktur, keputusan ini relatif jarang diambil tetapi lingkupnya luas.

  Keputusan tidak terstruktur, merupakan keputusan yang tidak mudah diambil, manajemen puncak harus melakukan analisis dengan baik, analisis tidak lain adalah memilih berbagai hasil terbaik dari simulasi yang dilakukan oleh manajer. Dalam melakukan analisis manajemen memerlukan basis data baik yang berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar.

Analisis dapat dilakukan dengan cepat perlu dilakukan secara online, yaitu dengan memanfaatkan komputer yang terhubung dalam suatu jaringan komputer, analisis yang dilakukan secara online ini disebut dengan istilah OLAP atau online (analytical procedure).

OLAP sangat memerlukan basis data baik yang berasal dari dalam, maupun dari luar perusahaan, basis data bisa saja berarti berada di beberapa tempat terpisah tetapi tetap harus dapat diakses melalui server.

Pembuat keputusan menggunakan sebuah terminal yang sudah dilengkapi dengan program komputer yang juga sudah mendukung OLAP. Bentuk baku OLAP dapat dilihat pada gambar di atas dengan bentuk yang lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut ini.